Presupuestos con IA: de tus notas a un presupuesto limpio

Vas a pasar de «apunté lo que quería el cliente en el móvil» a un presupuesto ordenado, con su mensaje de acompañamiento y su seguimiento. Montar el sistema te lleva una tarde. Después, cada presupuesto son unos minutos.

Lo que vas a conseguir

• Una lista de precios en un solo sitio, que la IA usa como única fuente.
• Un presupuesto con partidas a partir de notas desordenadas o de un audio.
• El texto que acompaña al presupuesto, en tu tono.
• Condiciones claras: qué incluye, qué no, cuánto dura la oferta y cómo se acepta.
• Un mensaje de seguimiento para mandar a los tres días.

Antes de empezar

Necesitas tres cosas.

1. Tu lista de precios, aunque sea una nota con los servicios y lo que cobras por cada uno.
2. Una conversación con ChatGPT, Claude o Gemini.
3. Si ya tienes ficha de tono (la de contestar correos), úsala. Si no, no pasa nada.

Una regla antes de nada: la IA no pone precios. Los pones tú. Si se lo dejas a ella, se inventa cifras que suenan razonables. Aquí se usan solo las tuyas.

Y cuidado con lo que pegas: nombres completos, direcciones y datos de contacto del cliente no hacen falta para armar el presupuesto. Pon [CLIENTE] y rellénalo tú al final. Más en qué no darle a la IA.

01Escribe tu lista de precios una vez

Abre un documento y apunta cada servicio con su precio, lo que incluye y lo que no. Sin adornos.

Corte de pelo: [TU PRECIO]. Incluye lavado y peinado.
Corte y arreglo de barba: [TU PRECIO]. Incluye toalla caliente.
Evento (boda, comunión): [TU PRECIO] por persona. Desplazamiento aparte.
No incluye: productos de venta ni servicios fuera del local sin acordarlo antes.

Esa lista es la fuente. Cada vez que pidas un presupuesto, la pegas al principio. Si cambias un precio, lo cambias aquí y en ningún otro sitio.

02De notas desordenadas a partidas

Después de hablar con un cliente, tienes apuntes a trompicones. Valen tal cual. Pégalos con la lista de precios.

Eres mi ayudante administrativo. Prepara un presupuesto usando SOLO los precios de mi lista. Si algo de lo que pide el cliente no está en la lista, no pongas precio: márcalo como "A CONFIRMAR" y dime qué falta.

Mi lista de precios:
[PEGA AQUÍ TU LISTA DE PRECIOS]

Mis notas de la conversación con el cliente (desordenadas):
[PEGA AQUÍ TUS NOTAS]

Devuélvemelo en una tabla con estas columnas: concepto, cantidad, precio unitario, total. Después de la tabla, una línea con la suma. No calcules impuestos ni los menciones: los añado yo después con mi sistema de facturación. Si hay dos formas de interpretar una nota, pregúntame antes de decidir.

Si lo que tienes es un audio, hay dos caminos. Si tu herramienta de IA acepta audio, súbelo. Si no, pásalo a texto con alguna herramienta de transcripción (el paso a paso general está en de la reunión a la lista de tareas) y pega el texto. En los dos casos, avisa a la otra persona si grabas una conversación con ella.

Fíjate en la pregunta del final. Es lo que quieres que haga: avisar de lo que no sabe en vez de rellenar.

03Comprueba las cifras tú

Este paso no se salta. Abre la tabla y comprueba cada línea contra tu lista. Mira cantidades, precios y la suma. La IA a veces se equivoca sumando y, aunque no inventes precios, un error de cuenta te lo come a ti, no a ella.

Para los impuestos y para cómo debe ir una factura legalmente, no te fíes de lo que diga un chat. Consúltalo con tu gestor o en la web oficial de la Agencia Tributaria. Aquí solo hacemos el presupuesto, que es un documento comercial anterior a la factura.

04El texto que acompaña al presupuesto

Un presupuesto suelto en un PDF se queda sin contestar. Con dos o tres frases personales delante, se lee.

Escribe como yo. Mi ficha de tono: [PEGA TU FICHA DE TONO O "cercano, de tú, frases cortas"].

Redacta el mensaje con el que envío un presupuesto a [CLIENTE]. Contexto: [QUÉ HABLAMOS EN UNA FRASE]. El presupuesto va adjunto.

Debe tener:
- una primera frase que retome lo que hablamos;
- una línea con lo que incluye y el importe total: [TOTAL];
- una última frase que diga cuál es el siguiente paso para aceptarlo: [CÓMO SE ACEPTA];
- un máximo de [NÚMERO] líneas.

No inventes plazos, descuentos ni condiciones que no te haya dado.

05Condiciones claras

Los malentendidos con el dinero casi siempre vienen de condiciones que no se dijeron. Dile a la IA las tuyas y que las ordene.

Con estos datos, redacta un bloque corto de condiciones para añadir al final de un presupuesto. Una frase por punto, en lenguaje llano, sin jerga legal.

Mis condiciones:
- Validez del presupuesto: [DÍAS].
- Forma de aceptarlo: [POR EJEMPLO "RESPONDIENDO A ESTE CORREO"].
- Forma de pago: [TU FORMA DE PAGO].
- Qué incluye: [LISTA].
- Qué no incluye: [LISTA].
- Cambios o cancelaciones: [TU REGLA].

No añadas condiciones que no estén en mi lista. Si algo te parece ambiguo, dímelo al final.

Lo que salga es un texto práctico, no un contrato. Si necesitas algo con valor legal, eso lo revisa un profesional.

06Seguimiento a los tres días

Mucha gente no contesta a un presupuesto porque lo vio, lo dejó para luego y se le olvidó. Un recordatorio amable lo resuelve.

Escribe como yo. Mi ficha de tono: [PEGA TU FICHA DE TONO].

Hace tres días envié un presupuesto a [CLIENTE] por [IMPORTE]. No ha contestado. Escribe un mensaje de [NÚMERO] líneas que:
- no suene a reproche;
- recuerde en una frase qué incluye;
- pregunte si tiene alguna duda;
- dé una salida fácil: aceptarlo, ajustarlo o decir que no.

Dame también una segunda versión más corta para WhatsApp.

Apunta en tu agenda la fecha de seguimiento el mismo día que envías el presupuesto. Si esperas a acordarte, no lo haces.

Qué puede salir mal

• Pone un precio que no es tuyo. Revisa la tabla contra tu lista. Si pasa a menudo, repite en el prompt que solo use los precios de la lista y marque lo demás como «A CONFIRMAR».
• Suma mal. Comprueba la cuenta con la calculadora del móvil.
• Interpreta mal tus notas. Escribe las notas con frases completas o dile que te pregunte antes de decidir.
• Mezcla servicios. Si pegas dos clientes en la misma conversación, empieza una nueva por cada uno.
• El texto promete de más. Léelo con calma: cualquier plazo o garantía que no hayas puesto tú, se quita.

Preguntas frecuentes

Siguiente paso

Escribe hoy tu lista de precios en un documento, con lo que incluye y lo que no. Con ella lista, el siguiente presupuesto que te pidan pásalo por el segundo prompt. Cuando lo envíes, sigue con cobrar sin perseguir.