Perseguir un pago incomoda. Por eso se retrasa, y cuanto más se retrasa, más incomoda. Vas a montar una secuencia de cuatro mensajes escritos una vez y una hoja para llevar las cuentas. Con eso, cobrar deja de depender de tu humor del día.
Lo que vas a conseguir
- Cuatro recordatorios listos: antes del vencimiento, el día, a los 7 días y a los 15.
- Un tono firme sin ser borde, que puedes mandar a un cliente de años.
- Una hoja sencilla que te dice quién te debe y qué mensaje toca.
- Una idea clara de qué parte se puede automatizar después.
Antes de empezar
Necesitas una cuenta en ChatGPT, Claude o Gemini, una hoja de cálculo (la de Google o la de Excel sirven) y tus condiciones de pago, aunque sea en una frase: «pago a 15 días por transferencia».
Si todavía no tienes ficha de tono, créala con contestar correos. Y no pegues en la IA números de cuenta ni datos bancarios: los pones tú al enviar. Más en qué no darle a la IA.
01La secuencia: cuatro momentos
Un recordatorio tiene que cambiar de tono según pasan los días. Al principio es un aviso. Al final es una petición clara con una fecha. Esta es la escalera:
| Momento | Objetivo | Tono |
|---|---|---|
| Antes del vencimiento | Que lo tengan presente | Informativo, casi un favor |
| El día del vencimiento | Que paguen hoy | Directo y amable |
| A los 7 días | Averiguar si hay un problema | Firme, con una pregunta |
| A los 15 días | Fijar una fecha | Serio, con consecuencia clara |
La mayoría de los impagos pequeños no son mala fe. Es olvido o desorden. Los dos primeros mensajes resuelven casi todos. Los otros dos son para el resto.
02Escribe la secuencia con la IA
Dale tu tono, tus condiciones y lo que estás dispuesto a hacer si no pagan. Esto último es lo que tienes que decidir tú antes: ¿pausas el servicio?, ¿cobras un recargo?, ¿lo pasas a tu gestor? La IA no decide eso. Si no sabes qué harías, escribe «no he decidido consecuencias» y que el cuarto mensaje se limite a pedir una fecha.
Escribe como yo. Mi ficha de tono: [PEGA TU FICHA DE TONO O "cercano, de tú, frases cortas, sin dramatismo"]. Soy [TU PROFESIÓN, POR EJEMPLO "ENTRENADOR PERSONAL"]. Mis clientes pagan [TUS CONDICIONES, POR EJEMPLO "A 15 DÍAS POR TRANSFERENCIA"]. Escribe cuatro mensajes de recordatorio, cada uno de máximo [NÚMERO] líneas: 1. Tres días antes del vencimiento: aviso amable. 2. El día del vencimiento: pide el pago hoy. 3. Siete días después: firme, pregunta si ha habido algún problema. 4. Quince días después: serio, pide una fecha concreta de pago. Consecuencia, si la hay: [CONSECUENCIA O "NINGUNA DECIDIDA"]. Reglas: - Pon entre corchetes y en mayúsculas lo que cambia: [NOMBRE], [IMPORTE], [CONCEPTO], [FECHA DE VENCIMIENTO]. - Sin reproches personales ni frases como "es la tercera vez que te lo digo". - No inventes recargos, intereses ni plazos legales. - Cada mensaje debe poder entenderse solo, sin recordar el anterior.
Hola, [NOMBRE]: La factura de [CONCEPTO] por [IMPORTE] venció el [FECHA DE VENCIMIENTO] y todavía no me consta el pago. ¿Ha habido algún problema con ella o con el servicio? Si es un despiste, con una transferencia hoy queda resuelto. Si necesitas algo para poder pagarla, dímelo y lo vemos. Un saludo
Lee los cuatro mensajes en voz alta. Si alguno no lo dirías, díselo a la IA: «este suena demasiado seco, hazlo más cercano». Cuando estén bien, guárdalos en el mismo documento donde tienes tus plantillas.
03Cómo llevar quién te debe
No necesitas un programa. Necesitas una hoja con pocas columnas y que la mires siempre el mismo día de la semana.
| Cliente | Concepto | Importe | Fecha de la factura | Vencimiento | Estado | Último aviso |
|---|---|---|---|---|---|---|
| [NOMBRE] | [CONCEPTO] | [IMPORTE] | [FECHA] | [FECHA] | Pendiente / Pagada | Aviso 1, 2, 3 o 4 |
Tres reglas para que funcione:
- Una fila por factura, no por cliente.
- Una columna «Último aviso» donde apuntas qué mensaje mandaste y cuándo. Así no repites ni te saltas ninguno.
- Un día fijo para revisarla, por ejemplo el lunes a primera hora. Diez minutos.
Si quieres que la hoja te diga sola qué toca, pídele ayuda a la IA con la fórmula.
Tengo una hoja de cálculo en [GOOGLE SHEETS O EXCEL] con estas columnas: A cliente, B concepto, C importe, D fecha de factura, E fecha de vencimiento, F estado (Pendiente o Pagada). Quiero una columna G que muestre, según la fecha de hoy: - "Pagada" si el estado es Pagada; - "Aviso 1" si faltan 3 días o menos para el vencimiento; - "Aviso 2" si hoy es el día del vencimiento; - "Aviso 3" si han pasado 7 días o más; - "Aviso 4" si han pasado 15 días o más; - vacío en cualquier otro caso. Dame la fórmula exacta para la fila 2, para copiarla hacia abajo, y explícame en dos líneas cómo funciona.
Prueba la fórmula con tres filas inventadas antes de fiarte de ella. Cambia las fechas y mira si el aviso sale como esperas.
04Qué se puede automatizar después
Empieza a mano. Cuando lleves un mes mandando los avisos y los mensajes te funcionen, mira qué te pide la máquina.
En general, hay dos sitios donde suele existir algo así:
- Programas de facturación. Algunos permiten mandar recordatorios automáticos de facturas vencidas. Otros no. Mira en el tuyo si tiene una opción de recordatorios o de reclamación y qué condiciones tiene, porque varía mucho de un programa a otro.
- Tu correo. Muchos clientes de correo permiten programar el envío de un mensaje para otro día. Con eso puedes dejar escritos el aviso 1 y el 2 el mismo día que envías la factura.
No hay que automatizar los avisos 3 y 4. Son los que merecen una lectura tuya, porque ahí puede haber un problema de verdad con el cliente. Automatiza lo que es rutina y mantén a la persona donde hay que decidir.
Si más adelante quieres algo más montado (que una hoja avise sola, que un mensaje salga según el estado), se hace con herramientas de automatización. Se verá en otra guía y no hace falta para empezar.
Qué puede salir mal
- Mandas el aviso 4 a quien ya había pagado. Revisa la hoja antes de enviar y comprueba tu banco.
- El cliente se ofende. Suele pasar cuando el primer mensaje es el serio. Empieza siempre por el 1.
- La IA añade amenazas legales. Bórralas. Si el caso es grave, habla con un abogado, no con un chat.
- Dejas de mirar la hoja. Ponte una alarma recurrente el día fijo.
- Prometes un recargo que no cobrarías. No lo pongas si no lo vas a hacer.
Preguntas frecuentes
¿Es mejor mandar los recordatorios por correo o por WhatsApp?
Por el canal por el que el cliente te contesta más rápido. Para importes pequeños y clientes cercanos, WhatsApp. Para empresas o importes grandes, correo, porque queda un registro más claro. Puedes pedirle a la IA la versión corta de cada mensaje para WhatsApp.
¿Cuántos días de margen tengo que dar?
Los que hayas acordado con el cliente en tus condiciones. Los plazos de los avisos de esta guía son un ejemplo que puedes cambiar. Para plazos legales o reclamaciones formales, consulta con tu gestor.
¿Puede la IA reclamar por mí?
No. Escribe los mensajes, pero los envías tú, o los programas tú. Y cualquier paso formal de reclamación lo decide una persona.
¿Qué hago si el cliente me dice que no puede pagar?
Es una conversación, no un mensaje. Contesta tú. Si quieres, usa la IA para preparar una propuesta de pago en dos plazos, con tu criterio y tus números.
Siguiente paso
Hoy, genera los cuatro mensajes con el primer prompt y crea la hoja con las siete columnas. Rellénala con las facturas que tengas pendientes y decide tu día fijo de revisión. Si todavía envías los presupuestos a mano, mira presupuestos con IA.