Contesta correos y mensajes en la mitad de tiempo

Vas a dejar de empezar cada correo desde una hoja en blanco. Le enseñas tu tono a la IA una sola vez, lo guardas y lo reutilizas. Te llevará unos 30 minutos montarlo y después cada respuesta tarda unos minutos.

Lo que vas a conseguir

• Un texto de «así escribo yo» que pegas al principio de cualquier conversación.
• Un método para contestar un correo largo sin releerlo tres veces.
• Cinco plantillas para las respuestas que escribes cada semana.
• Una forma de decir que no sin sonar seco ni pedir perdón de más.
• Una última pasada para revisar antes de enviar.

Antes de empezar

Necesitas una cuenta en ChatGPT, Claude o Gemini (sirve la versión gratuita para empezar). Y tres o cuatro correos tuyos ya enviados que te gusten, de los que hayas escrito sin prisa.

Una cosa antes de pegar nada: no metas datos sensibles de tus clientes (DNI, datos de salud, números de cuenta, contraseñas). Casi siempre se puede quitar o cambiar por un nombre falso y el correo sale igual de bien. Lo explico en qué no darle a la IA.

01Dale tu tono una sola vez

La IA escribe como escribe todo el mundo si no le enseñas otra cosa. Por eso sus correos suenan a empresa grande. No eres tú. Es que nadie le ha dicho cómo hablas.

Coge tres o cuatro correos tuyos de verdad, quita los nombres y los datos personales, y pásaselos con este prompt.

Voy a pegarte [NÚMERO] correos que he escrito yo a clientes. Quiero que analices cómo escribo y me devuelvas una descripción corta de mi estilo que pueda pegar al principio de futuras conversaciones.

Fíjate en: cómo saludo y me despido, si tuteo o trato de usted, la longitud de mis frases, qué palabras repito, cuánto me explico antes de ir al grano y qué cosas nunca digo.

Devuélvemelo en un párrafo de menos de 120 palabras, en segunda persona ("Escribes...") y listo para copiar. No inventes rasgos que no veas en los textos.

Correos:
[PEGA AQUÍ LOS CORREOS SIN NOMBRES NI DATOS PERSONALES]

Lo que te devuelva es tu «ficha de tono». Léela. Si algo no se parece a ti, díselo y que la corrija. Cuando te convenza, guárdala en un documento de notas.

Escribes en un tono cercano y directo, siempre de tú. Saludas con "Hola, [NOMBRE]" y te despides con "Un saludo". Tus frases son cortas y vas al grano en la primera línea. Explicas lo justo, sin tecnicismos. Nunca usas signos de exclamación seguidos ni frases como "no dudes en contactarme". Cuando das una mala noticia, la dices en una frase y propones una alternativa.

02Contesta un correo largo sin releerlo

Pega tu ficha de tono, pega el correo que te han mandado y dile qué quieres contestar. Así no tienes que leer tres párrafos para encontrar la pregunta.

Escribe como yo. Mi ficha de tono es esta:
[PEGA AQUÍ TU FICHA DE TONO]

Te paso un correo que me ha llegado. Quiero que:
1. Me digas en una frase qué pide la persona.
2. Me hagas una lista de las preguntas concretas que hay que contestar.
3. Escribas un borrador de respuesta con mi tono.

Esto es lo que quiero contestar: [LO QUE DECIDES, EN UNA O DOS FRASES].
Si falta algún dato para contestar bien, pregúntamelo antes de escribir. No inventes fechas, precios ni compromisos.

Correo recibido:
[PEGA AQUÍ EL CORREO]

La parte que importa es la última: «no inventes». Si no se lo dices, la IA rellena huecos con cosas que suenan bien y que tú no has prometido.

03Convierte tus cinco respuestas de cada semana en plantillas

Mira tu bandeja de enviados de las últimas semanas. Seguro que hay cinco correos que repites con otras palabras. Suelen ser: pedir datos para dar cita o presupuesto, confirmar una cita, mandar información de precios, responder a «¿me lo puedes mandar otra vez?» y dar las gracias tras un trabajo.

Pídele a la IA una plantilla por cada una, con huecos para lo que cambia.

Escribe como yo. Mi ficha de tono: [PEGA TU FICHA DE TONO]

Necesito una plantilla de correo para esta situación que repito mucho: [SITUACIÓN, POR EJEMPLO "CONFIRMAR UNA CITA"].

Reglas:
- Máximo [NÚMERO] líneas.
- Pon entre corchetes y en mayúsculas lo que cambia cada vez, como [NOMBRE] o [FECHA].
- No añadas datos que yo no te haya dado.
- Dame un asunto para el correo.

Asunto: Tu cita del [DÍA] a las [HORA]

Hola, [NOMBRE]:

Te confirmo tu cita el [DÍA] a las [HORA] en [LUGAR]. Si te surge algo, avísame con un día de antelación y buscamos otro hueco.

Un saludo

Guarda las cinco en un solo documento con un título claro. Es tu libro de plantillas. Cuando llegue la situación, copias, rellenas los huecos y envías. Si una plantilla se queda corta, pídele a la IA que la mejore con el caso real.

04Di que no sin quedar mal

Aquí es donde más tiempo se pierde. Escribes, borras, suavizas, vuelves a escribir. La IA es buena para esto porque no tiene miedo a la reacción del cliente.

Escribe como yo. Mi ficha de tono: [PEGA TU FICHA DE TONO]

Tengo que decir que no a esto: [LO QUE TE PIDEN, POR EJEMPLO "BAJAR EL PRECIO UN 30 %" O "ATENDER EL DOMINGO"].

El motivo real es: [TU MOTIVO EN UNA FRASE].
Alternativa que sí puedo ofrecer: [ALTERNATIVA O "NINGUNA"].

Quiero un correo de [NÚMERO] líneas que:
- diga que no en la primera o segunda frase, sin rodeos;
- explique el motivo sin justificarse en exceso;
- no pida perdón más de una vez;
- cierre con la alternativa o dejando la puerta abierta si no hay.

Dame dos versiones: una más cálida y otra más firme.

Con dos versiones eliges tú. A un cliente de años le mandas la cálida. A uno que ya se ha pasado de la raya, la firme.

05Revisa antes de enviar

Un borrador de la IA no es un correo listo. Es un buen primer intento. Antes de enviar, haz tres comprobaciones tú y una con ella.

Las tuyas:

• ¿Hay algún dato (precio, fecha, nombre, dirección) que yo no haya dado? Lo corriges a mano.
• ¿Suena a mí? Si dices «disculpa las molestias ocasionadas» y tú nunca lo dirías, fuera.
• ¿Contesta lo que preguntaron?

La de la IA:

Revisa este borrador de correo antes de que lo envíe. No lo reescribas entero. Dime solo:
1. Qué frases podrían sonar secas, pasivo-agresivas o confusas.
2. Si hay algo que prometo sin querer.
3. Si falta responder alguna pregunta del correo original.

Correo original: [PEGA AQUÍ]
Mi borrador: [PEGA AQUÍ]

Qué puede salir mal

• Suena a robot. Falta tono o sobra instrucción. Pega otra vez tu ficha, añade un correo tuyo de ejemplo y pide que sea más corto.
• Inventa datos. Pasa cuando no le dices qué decidir. Añade siempre «no inventes fechas, precios ni compromisos» y revisa cada cifra.
• Se alarga. Pon un límite de líneas en el prompt. Sin límite, escribe de más.
• Pegas algo que no debías. Si ocurre, bórralo de la conversación y repásate qué no darle a la IA.

Preguntas frecuentes

Siguiente paso

Hoy, abre tus enviados, elige tres correos tuyos y saca tu ficha de tono con el primer prompt. Guárdala. Mañana, la primera respuesta larga que te llegue, pásala por el segundo. Cuando tengas tus plantillas, sigue con presupuestos.