De la reunión a la lista de tareas

Sales de una reunión o de una llamada con un cliente y a las dos horas ya no te acuerdas de qué quedó en el aire. Vas a montar un método de cinco pasos para que de cada conversación salga una lista de tareas y un correo de seguimiento. Cada reunión te cuesta unos 10 minutos después.

Lo que vas a conseguir

• Una forma sencilla de registrar la conversación, con permiso.
• El audio convertido en texto.
• Un resumen corto, las decisiones tomadas y las dudas abiertas.
• Tareas con responsable y fecha.
• El correo de seguimiento escrito, listo para revisar y enviar.

Antes de empezar

Necesitas ChatGPT, Claude o Gemini, y un modo de registrar la conversación: el grabador de voz del móvil o una libreta. Y una condición previa que no es opcional: pide permiso a la otra persona antes de grabar. Una frase basta: «¿Te importa que lo grabe para no perderme nada? Es solo para mis notas». Si dice que no, tomas notas a mano y sigues desde el paso 3.

Además, piensa qué vas a pegar. Una reunión puede contener datos personales, de salud o de pago. Quítalos o cámbialos antes de dárselos a la IA. Lo cuento en qué no darle a la IA.

01Registra la conversación

Tienes dos caminos y los dos valen.

• Grabación. Pones el grabador de voz del móvil sobre la mesa, o grabas la llamada con la herramienta que uses para ella, siempre con permiso. Ventaja: no te pierdes nada y puedes mirar a la persona.
• Notas. Apuntas frases sueltas, cifras, nombres y compromisos. Ventaja: no depende de ninguna herramienta y no incomoda a nadie.

Si tomas notas, no las ordenes. Las pegas tal cual en el paso 3. La IA ya se encarga.

02Pasa el audio a texto

Si grabaste, necesitas el texto. Hay tres maneras generales de conseguirlo:

• Algunas aplicaciones de IA aceptan un archivo de audio y lo transcriben.
• Algunas herramientas de videollamada incluyen transcripción.
• Hay programas y servicios dedicados solo a transcribir.

Cuál elegir depende de tu móvil, del programa de videollamada que uses y de lo que quieras pagar, y todo eso cambia a menudo. Mira en la web de la herramienta que ya tengas si ofrece transcripción, qué idiomas admite y qué hace con tus audios. Esto último importa: lee su política de privacidad antes de subir una conversación con un cliente.

Cuando tengas el texto, léelo por encima. Las transcripciones se equivocan con nombres propios, cifras y palabras técnicas. Corrige eso a mano antes de seguir.

03Pide el resumen

Te paso la transcripción (o mis notas) de una reunión. Quiero un resumen que se pueda leer en un minuto.

Contexto: reunión con [PERSONA O TIPO DE CLIENTE] sobre [TEMA]. Fecha: [FECHA].

Devuélvemelo con esta estructura:
1. Resumen en 3 frases.
2. Decisiones tomadas (lista, una línea por decisión).
3. Dudas o temas que quedaron abiertos.

Reglas:
- Usa solo lo que está en el texto. No añadas nada que no se haya dicho.
- Si una frase es ambigua, ponla en "dudas" en vez de interpretarla.
- Si hay una cifra o una fecha, cópiala tal cual.

Texto:
[PEGA AQUÍ LA TRANSCRIPCIÓN O TUS NOTAS, SIN DATOS PERSONALES]

Resumen: Se habló de las condiciones para empezar a promocionar el piso. El propietario quiere esperar a pintar antes de hacer fotos. Falta decidir el precio de salida.

Decisiones:
- Las fotos se harán después de pintar.
- La visita de valoración se hace en persona.

Dudas abiertas:
- Precio de salida del piso.
- Si el propietario estará durante las visitas.

04Saca las tareas con responsable y fecha

Un resumen informa. Una lista de tareas mueve las cosas. Lo que hace falta es saber quién hace qué y para cuándo.

A partir del texto de la reunión, haz una lista de tareas en una tabla con estas columnas: tarea, responsable, fecha límite, estado (siempre "Pendiente").

Reglas:
- Solo tareas que se hayan acordado en el texto.
- Si no se dijo quién la hace, escribe "SIN ASIGNAR". Si no se dijo la fecha, escribe "SIN FECHA".
- No asignes responsables ni fechas por tu cuenta.
- Debajo de la tabla, lista lo que haya quedado "SIN ASIGNAR" o "SIN FECHA" para que lo decida yo.

Mis datos: yo soy [TU NOMBRE]; la otra persona es [NOMBRE O "EL CLIENTE"]. La fecha de la reunión es [FECHA], por si hay referencias como "el viernes".

Texto:
[PEGA AQUÍ LA TRANSCRIPCIÓN O TUS NOTAS]

La parte importante es la lista de lo que quedó sin asignar. Ahí está lo que de verdad se pierde en una reunión: lo que todos dieron por hecho y nadie apuntó.

Copia la tabla a tu sitio habitual: tu agenda, una hoja o la aplicación de tareas del móvil. Si se queda en el chat, desaparece.

05El correo de seguimiento

Mandar un correo corto el mismo día hace dos cosas. Confirma lo acordado y deja por escrito quién hace qué. Si hay un malentendido, sale a la luz pronto.

Escribe como yo. Mi ficha de tono: [PEGA TU FICHA DE TONO O "cercano, de tú, frases cortas"].

Redacta el correo de seguimiento de la reunión que tuve con [NOMBRE] el [FECHA]. Usa el resumen y las tareas siguientes:

[PEGA AQUÍ EL RESUMEN Y LA TABLA DE TAREAS]

El correo debe:
- empezar agradeciendo el rato en una frase, sin adornos;
- repetir las decisiones en una lista corta;
- listar las tareas de cada uno con su fecha;
- terminar pidiendo que me avise si algo no coincide con lo que recuerda;
- ocupar como máximo [NÚMERO] líneas.

No añadas compromisos que no estén en el texto. Dame también un asunto.

Antes de enviarlo, lee cada tarea y cada fecha. Es un documento que puede ser citado después, así que tiene que ser exacto.

Qué puede salir mal

• Grabas sin avisar. Pide permiso siempre, antes de darle al botón. Es lo correcto y evita problemas.
• La transcripción confunde nombres o cifras. Revisa esos datos a mano. Un precio mal transcrito acaba en un correo.
• El resumen «mejora» lo que se dijo. La IA tiende a redondear y a dar un cierre limpio a cosas que quedaron abiertas. Por eso se le pide que ponga las dudas aparte.
• Pegas la reunión entera con datos de salud o de pago. Si ya lo hiciste, borra la conversación y aprende para la próxima. Quita esos datos antes.
• La lista se queda en el chat. Pásala a tu agenda hoy.

Preguntas frecuentes

Siguiente paso

En tu próxima reunión, pide permiso, graba o toma notas, y esa misma tarde pasa el texto por los tres prompts. Después de la primera vez ya sabrás qué ajustar. Para pulir el tono de los correos, mira contesta correos y mensajes en la mitad de tiempo.