La primera sesión de IA con tu equipo

Si tienes un equipo de dos a diez personas y quieres que empiece a usar IA, la mejor primera sesión no es una charla. Es hora y media trabajando cada uno en una tarea suya. Esta guía te da el guion por bloques de tiempo, lo que preparar antes y lo que dejar escrito al final. Preparar la sesión te lleva una hora.

Lo que vas a conseguir

Saber qué preguntar al equipo antes de la sesión.
Un guion de 90 minutos, bloque a bloque.
Reglas claras de uso y de datos, en una hoja.
Un seguimiento para la semana siguiente, que es donde se decide si se usa o no.

Antes de empezar

Un equipo de 2 a 10 personas, en una sala o por videollamada.
Cuentas de la herramienta para quienes vayan a usarla (la gratuita sirve para empezar).
Un portátil o móvil por persona y una pantalla donde proyectar.
Una hora para preparar.

Si alguien del equipo teme que le quites el trabajo, tiene un motivo para temerlo. No lo ignores. Dilo en voz alta al empezar: la idea es quitar tareas pesadas, no personas.

01Pregunta antes de la sesión

Una semana antes, manda un mensaje corto con tres preguntas. Pídelas por escrito para que respondan con calma.

Mensaje previo al equipo

Hola a todos. El [DÍA] a las [HORA] hacemos una sesión de hora y media para probar la IA con nuestro trabajo real. Antes de eso, contestadme esto en dos líneas cada una:

1. ¿Qué tarea de las que haces cada semana te resulta más pesada o repetitiva?
2. ¿Has usado ya alguna herramienta de IA? ¿Para qué?
3. ¿Qué te preocupa o qué dudas tienes?

No hay respuestas buenas ni malas. Me sirven para preparar la sesión con cosas vuestras y no con ejemplos de internet.

Con las respuestas haz tres montones: lo que se repite entre varias personas, lo que es de una sola persona y las preocupaciones. Las preocupaciones se tratan en el bloque 2.

02Guion de 90 minutos

Minutos	Bloque	Qué se hace
0 a 10	Apertura	Para qué estamos aquí, qué no vamos a hacer, las preocupaciones que enviaron
10 a 25	Demostración	Haces una tarea real tuya delante de ellos, en directo
25 a 35	Reglas	Qué se puede y qué no se puede pegar
35 a 70	Parejas	Cada persona trabaja con una tarea suya
70 a 80	Puesta en común	Cada pareja cuenta una cosa que funcionó y una que no
80 a 90	Cierre	Qué se acuerda, quién hace qué, cuándo nos vemos

Bloque 1. Apertura (10 minutos)

Di tres cosas: qué vais a hacer (probar con tareas reales), qué no (ni sustituir a nadie, ni usarlo para todo) y que equivocarse hoy es parte del plan. Responde las preocupaciones que has recibido, sin adornos. Si no sabes algo, dilo.

Bloque 2. Demostración (15 minutos)

Elige una tarea real de las respuestas, repetida entre varios. Hazla en directo, en la pantalla grande, con un prompt claro. Deja que el resultado salga imperfecto y corrígelo ante todos. Lo útil que ven es el ida y vuelta.

Usa este prompt de partida y adáptalo:

Prompt de demostración

Soy [TU PUESTO] en [TIPO DE NEGOCIO, PEQUEÑO]. Necesito [TAREA CONCRETA, POR EJEMPLO "UNA RESPUESTA A UN CLIENTE QUE PREGUNTA POR UN CAMBIO DE CITA"].

Contexto: [DATOS MÍNIMOS, SIN NOMBRES NI DATOS PERSONALES].
Tono: [CÓMO HABLÁIS A VUESTROS CLIENTES].
Longitud: [CUÁNTO COMO MUCHO].

Dame una primera versión y, debajo, dos preguntas que te harían falta para mejorarla.

Bloque 3. Reglas de uso y de datos (10 minutos)

Reparte una hoja con las reglas. Cuanto más corta, mejor. Un punto de partida:

No se pega nada con nombre, teléfono, dirección o datos de salud o pago de un cliente. Se sustituye por [CLIENTE], [FECHA], etc.
Todo lo que sale de la IA lo revisa una persona antes de enviarse.
Los números, precios y fechas se comprueban siempre a mano.
Si dudas de si algo se puede pegar, preguntas antes.
Se usan solo las cuentas que acordemos, no las personales con datos del negocio.

Para el detalle de qué datos no compartir, enlaza a qué no darle a la IA y léelo tú antes de la sesión.

Bloque 4. Parejas (35 minutos)

Forma parejas. Una persona escribe, la otra lee y pregunta. A los 15 minutos cambian los papeles. Cada pareja lleva una tarea real de las que enviaron.

Ejercicio por parejas

Quiero hacer esta tarea de mi trabajo con ayuda de la IA: [TAREA].

Antes de hacerla, hazme las preguntas que necesites para entender el contexto, de una en una. Cuando tengas lo necesario, dame una primera versión. Después revisaré lo que falte y te pediré cambios.

Reglas: no inventes datos. Si algo no lo sabes, marca [FALTA DATO].

Qué debe hacer quien lee: comprobar que no se pega nada prohibido, señalar qué ha entendido mal la IA y apuntar cuánto se ha tardado.

Tú caminas entre parejas. No resuelvas por ellos: pregunta «¿qué le has dicho exactamente?».

Bloque 5. Puesta en común (10 minutos)

Cada pareja cuenta una cosa que ha funcionado y una que no. Apúntalo en una pizarra o documento compartido, en dos columnas. Lo que no ha funcionado es información útil, no un fallo del equipo.

Bloque 6. Cierre (10 minutos)

Acordad tres cosas y escribidlas en el momento:

Qué tarea va a probar cada persona esta semana.
Qué reglas se quedan (las de la hoja, con los cambios que haya salido hoy).
Cuándo es la revisión de la semana siguiente.

03Qué dejar escrito al final

Al acabar, manda un correo o deja un documento compartido con:

Las reglas de uso y de datos, en una página.
Una lista con la tarea que probará cada persona.
Los prompts que han funcionado en la sesión, copiables.
El día y la hora de la revisión.
A quién preguntar si surge una duda.

Si lo dejas todo en la memoria de la gente, a los tres días no queda nada.

04Cómo seguir la semana siguiente

La sesión importa menos que lo que pasa después. Reserva 30 minutos una semana más tarde.

Preguntas para la revisión

Guion de revisión (para hacer en voz alta):

1. ¿Qué tarea has probado y cuántas veces?
2. ¿Ahorró tiempo, empeoró algo o quedó igual?
3. ¿Qué prompt te ha servido y quieres compartir?
4. ¿Hubo algo que no te atreviste a pegar y no sabías si se podía?
5. ¿Qué te ha estorbado?
6. ¿Qué tarea probamos la semana que viene?

Anota el resultado de cada persona. Si alguien no lo ha usado, pregunta por qué sin presionar. Suele ser falta de tiempo, falta de una tarea clara o miedo a equivocarse.

Qué puede salir mal

Convertirla en charla. Si hablas más de 25 minutos seguidos, se pierde. Vuelve a las parejas.
Ejemplos que no son suyos. Si los ejemplos son de otro sector, no se lo creen. Usa sus tareas.
Alguien se queda atrás. Pon juntos a quien sabe algo con quien no, sin decirlo así.
Se pega algo que no se debía. Ten las reglas a la vista y revisad juntos qué hacer si pasa.
Nada de seguimiento. Sin la revisión de la semana siguiente, la mayoría deja de usarlo.

Preguntas frecuentes

¿Y si mi equipo es solo de dos personas?

Funciona igual. El guion se acorta: una demostración de diez minutos, una tarea cada uno y un cierre. Lo importante es dejar escritas las reglas y la revisión.

¿Hace falta pagar una herramienta para todos?

No para empezar. Las versiones gratuitas permiten probar. Los planes, los límites y las condiciones de uso con datos de empresa cambian a menudo, así que consúltalos en la web de la herramienta antes de decidir.

¿Qué hago con alguien que no quiere usarla?

Escúchale primero. A veces tiene razón en algo concreto. Si la objeción es el miedo, déjale probar con una tarea pequeña de su elección y sin obligación de contar resultados en público.

¿Cada cuánto repetir la sesión?

Cuando haya algo nuevo que aprender o cuando entre alguien al equipo. Mientras tanto, la revisión corta mensual mantiene el hábito.

Siguiente paso

Hoy, manda el mensaje previo al equipo con las tres preguntas y fija el día de la sesión. Si antes quieres ver qué proyectos conviene evitar, lee por qué fallan los proyectos de IA.